Gescannte Dokumente wie Zeiterfassung, Gehaltsunterlagen oder Gästefragebögen werden automatisch ausgelesen, der richtigen Kategorie zugeordnet und an den richtigen Empfänger zugestellt. Ganz ohne manuelles Sortieren.
Zeiterfassungsbögen, Gehaltsunterlagen, Gästefragebögen – in vielen Betrieben landet das alles zunächst auf einem Stapel, bevor jemand es von Hand liest, einsortiert und weiterleitet.
Jedes Dokument muss gelesen, erkannt und der passenden Person oder Abteilung zugeordnet werden – Tag für Tag.
Bei hohem Volumen und Zeitdruck passieren Zuordnungsfehler – ein Dokument landet in der falschen Akte.
Sammelscans mit mehreren Mitarbeitern müssen von Hand getrennt und einzeln verteilt werden.
Ohne Anbindung ans Intranet bleiben Dokumente isoliert – statt direkt sichtbar in der Mitarbeiterakte.
Der gesamte Ablauf läuft automatisiert im Hintergrund, direkt angebunden an Ihr bestehendes HoFaS Intranet.
Dokument kommt per Mail-Postfach oder Scanner an.
Automatische Konvertierung in Bilddateien.
Vision-KI erkennt relevante Felder wie Name, Personalnummer, Datum.
Das System ordnet automatisch der richtigen Kategorie zu.
Mehrseitige Dokumente werden getrennt und einzeln zugestellt.
Direkt abrufbar über neue Reiter in der Mitarbeiterakte.
Entwickelt für den echten Praxisbetrieb – wartungsarm, konfigurierbar und vollständig in eigener Infrastruktur.
Kategorie und Empfänger werden ohne manuellen Eingriff bestimmt – auf Basis der ausgelesenen Felder.
Sammelscans mit mehreren Mitarbeitern werden automatisch erkannt, getrennt und einzeln zugestellt.
Neue Reiter im bestehenden Intranet zeigen zugeordnete Dokumente direkt bei der jeweiligen Person an.
Neue Dokumentkategorien, Empfängerlogik und Datenfelder legen Sie selbst per Konfiguration an.
Läuft vollständig selbst gehostet – keine Abhängigkeit von externen SaaS-Lösungen, keine fremden Frameworks.
Scanner-Anbindung, KI-Auslesung und Zuordnungslogik lassen sich für neue Kunden und Branchen wiederverwenden.
Ursprünglich für die Hotellerie entwickelt, funktioniert das Prinzip überall dort, wo regelmäßig Dokumente Personen oder Abteilungen zugeordnet werden müssen.
Zeiterfassung, Gehaltsunterlagen, Gästefragebögen
Patientenunterlagen, Formulare, Nachweise
Anträge, Bescheide, Aktenzuordnung
Personalunterlagen jeder Art, abteilungsübergreifend
Kein manuelles Sortieren und Verteilen von Papierpost und Scans mehr.
Dokumente landen zuverlässig bei der richtigen Person oder Abteilung.
Neue Kategorien, Empfänger und Felder ohne Programmieraufwand.
Baukasten-Prinzip macht das System branchenunabhängig einsetzbar.
Eigene Infrastruktur statt Abhängigkeit von großen SaaS-Lösungen.
Läuft direkt im bestehenden Intranet, ohne zusätzliche externe Frameworks.
Grundsätzlich jedes gescannte oder fotografierte Papierdokument – z. B. Zeiterfassungsbögen, Gehaltsunterlagen, Gästefragebögen oder Formulare. Welche Dokumentkategorien erkannt werden, legen Sie selbst über die Konfiguration fest.
Dokumente werden automatisch aus einem Mail-Postfach abgeholt oder direkt vom Scanner übergeben und in Bilder umgewandelt, bevor die KI sie ausliest.
Das System erkennt Seitenwechsel und Zuständigkeiten automatisch, trennt das Dokument und stellt jeden Teil separat dem richtigen Empfänger zu.
Ja. Die Verarbeitung läuft vollständig in der eigenen Infrastruktur, ohne Abhängigkeit von externen SaaS-Anbietern oder fremden Frameworks.
Ja. Das Baukasten-Prinzip aus Scanner-Anbindung, KI-Auslesung und Zuordnungslogik lässt sich für jede Branche mit viel Papieraufkommen wiederverwenden.
Nein. Neue Kategorien, Empfängerlogik und Datenfelder werden über Konfiguration angelegt – ein Eingriff in den Code ist nicht notwendig.
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie die Dokumentenerkennung an Ihr bestehendes Intranet angebunden und für Ihre Dokumentkategorien konfiguriert werden kann.
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